Carma-Records-Organizer

Mit dem Carma Records Organizer haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, eine pragmatische Lösung anzubieten. Der Records Organizer verwaltet alle Dokumente, gleichgültig ob es sich um papierene Schriftstücke oder elektronische Dokumente handelt. Der Records-Folder ist die Begriffs-Einheit, sozusagen das Dach für einen bestimmten Oberbegriff, der die unterschiedlichsten Informationsträger und -quellen zusammenfasst. Auf diese Weise bekommt man Überblick und Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Vor allem im Zusammenschluss mit den im Carma Organizer enthaltenen zusätzlichen Adressen-, Hardware-, Software-, und ZPM-Organizer bleibt kaum ein Bereich außen vor.

Der Records Organizer ist der Primus inter pares (lat. Erster unter Gleichen). Er verwaltet Vorgänge, Dokumente, Scans (eingescannte Dokumente), Hyperlinks zu anderweitig gespeicherten Dateien oder zum Aufrufen von Internetadressen. All das wird im Records-Folder zusammengefasst und ist auf Registerkarten über Registertabs zugänglich. Der Records-Folder verwaltet sowohl elektronische Mappen, wie auch physische Ablagemappen, Orga-Mappen, Briefordner oder Hängemappen mit Inhalt. Es gilt der Grundsatz, gleichgültig in welcher Form Daten, Dateien, Informationen, Dokumente, Schriftstücke aufbewahrt werden, elektronisch und/oder physisch, der Records-Folder verwaltet alles unter einem Hauptbegriff. Verknüpfungen zu anderen Organizern sind einfach.

Überall sind Querverbindungen vorgesehen, die es z.B. ermöglichen, einen Records-Folder mit einer Adresse zu verbinden. Briefe als Fax, E-Mail oder als Postbrief können in unbeschränkter Anzahl im Adressen Organizer geschrieben und gespeichert werden. Damit sind sie an der Quelle gespeichert, wo man sie am ehesten finden kann. Serienbriefe, interne Rundschreiben oder Standardtexte alles "unter einem Dach". Diese Art der Lösung hat gewichtige Vorteile: Sie brauchen sich nicht in eine umfangreiche Umorganisation zu stürzen, sondern können das Papierproblem in Ruhe und mit Bedacht angehen. Zuerst ist einmal wichtig, dass Sie die raum- und zeitaufwendigen Organisationsmittel, wie Briefordner und Hängeregistraturen durch effektivere und zeitgemäßere Ordnungsmittel ersetzen. Sie können zwar in Carma Records Organizer auch Briefordner und Hängemappen effektiv verwalten. Aber mit modernen Ordnungsmitteln sparen Sie auch in diesem Bereich und haben zusätzlich den Vorteil der vereinfachten Verwaltung im Computer. Ob papierene Dokumente oder elektronische Informationen, für Carma Organizer spielt das keine Rolle, das ist das Besondere an Carma. Sie können alles übernehmen und managen, so dass Sie einheitliche Ordnung und Übersicht gewinnen. Wenn es in Ihrem Falle vernünftig ist, das Papieraufkommen zu verringern und möglichst viel davon einzuscannen, können Sie es tun und den Schwerpunkt vom Papier hin zur elektronischen Archivierung sofort oder allmählich verschieben.

Arbeiten Sie mit einem Aktenplan, so haben Sie zusätzliche Möglichkeiten der effektiven Ablage mit Ihrem Classei Ablage-System. Aber auch im Records Organizer bieten Aktenpläne eine bessere Organisation Ihres Betriebes. Das ist wichtig, denn so können Dokumente, Schriftstücke u.a. exakt zugeordnet werden. Es ist kein leichtes Unterfangen einen Aktenplan gut strukturiert zu erstellen.

Anmerkung:
Carma, und Carma Organizer sind Bezeichnungen der gleichen Carma-Software. Carma wird als Abkürzung verwendet, insbesondere für URLs.